przeznaczenie poszczególnych pól opisane jest na samym formularzu

znajdujące się w górnej części okna menu składa się z trzech zakładek i działa na tych samych zasadach, jak menu główne okna przeglądania

do dodawania nowych opisów służy przycisk "nowa pozycja"

przycisk "utwórz fiszkę do tej pozycji" spowoduje przejście do formularza do wprowadzania fiszek (dane na temat pozycji bibliograficznej zostaną automatycznie zapamiętane...)

tytuły czasopism są automatycznie sugerowane spośród istniejących; jeżeli wprowadza się nowy tytuł, należy dodać go do bazy czasopisma, klikając [nowe czasopismo]

w prawej górnej części formularza znajduje się okno wyświetlające listę wszystkich pozycji bibliograficznych aktualnie znajdujących się w bazie - pozwala ono na szybką weryfikację, czy dana pozycja nie została już wcześniej wprowadzona

okno to dzieli się na dwie części:

2.1. menu (1), składające się z czterech zakładek 
 

2.2.  opisy bibliograficzne (2)

u dołu każdego okna znajduje się selektor rekordów (opisów)

wyświetla on numer aktywnego rekordu w bieżącym widoku (nie mylić z numerem identyfikacyjnym opisu bibliograficznego), liczbę rekordów w danym widoku (czyli np. liczbę opisów znalezionych poprzez wyszukiwanie), oraz pozwala na przemieszczanie pomiędzy rekordami (do początku, na koniec, jeden do przodu, jeden wstecz)

2.1 zakładki menu okna przeglądania bibliografii:

2.1.1. funkcje podstawowe

2.1.2. sortowanie

2.1.3. przeglądanie selektywne

2.1.4. wyszukiwanie - eksport - wydruk

składa się 6 przycisków uruchamiających podstawowe funkcje bazy (od lewej od góry):

1. kończy pracę (zamyka aplikację)

2. przejście do formularza do edycji i wprowadzania nowych opisów bibliograficznych
3. przejście do formularza pozwalającego na przeglądanie bibliografii wg własnego systemu archiwizacji (kser, książek itd.)

4. otwarcie formularza wyświetlającego alfabetycznie uporządkowane listy pomocnicze (jak na ilustracji obok):
     1. autorów
     2. dzieł zbiorowych
     3. czasopism
     4. słów kluczowych opisów bibliograficznych
     5. wydawnictw
5. otwarcie formularza umożliwiającego przeglądanie i wyszukiwanie gotowych fiszek
6. otwarcie formularza umożliwiającego edycję bazy danych czasopism

funkcje z tej grupy pozwalają na zmianę uporządkowania wyświetlanych rekordów; można sortować:

     1. wg nazwisk autorów
     2. wg tytułów publikacji
     3. wg tytułów czasopism
     4. wg roku publikacji (od najnowszych)
     5. wg kolejnego numeru opisu w bazie danych (kolejność wprowadzania do bazy)
   

naciśnięcie przycisków powoduje otwarcie nowych formularzy, pozwalających na przeglądanie opisów bibliograficznych pogrupowanych wg wybranych kryteriów

     1. wg autora
     2. wg czasopisma
     3. wg dzieła zbiorowego

czwarta funkcja [wg autorów wraz z fiszkami] pozwala na przeglądanie fiszek w porządku hierarchicznym: autor - pozycje bibliograficzne do niego się odnoszące - fiszki do poszczególnych pozycji

w przypadku wyświetlania wg czasopism uzyskuje się również dostęp do części bazy danych zawierającej dodatkowe informacje o czasopismach

pozwala na wyszukiwanie opisów bibliograficznych spełniających określone kryteria

aby wyszukać dane należy wykonać trzy czynności: wybrać kryterium wyszukiwania, wybrać sposób prezentacji danych, nacisnąć przycisk [znajdź]
przycisk [pokaż wszystkie] pozwala na anulowanie wyników wyszukiwania

dostępnych jest 12 kryteriów wyszukiwania (należy wybrać jedną z "okrągłych" opcji):

1. wg autora - zostaną wyświetlone wszystkie pozycje bibliograficzne odnoszące się do danego autora (itd. poniżej)
2. wg tytułu
3. wg słowa kluczowego
4. wg czasopisma
5. wg daty publikacji
6. wg przedziału lat publikacji (od - do)
7. od numeru - zostaną wyświetlone pozycje od podanego numery identyfikacyjnego
8. wszystkie opisy uporządkowane alfabetycznie

kryteria 9-12 łączą dwa kryteria proste (funkcja logiczna AND)

9. autor i tytuł
10. autor i słowo kluczowe
11. autor i czasopismo
12. autor i data publikacji

wyszukane dane mogą być zaprezentowane na trzy sposoby (należy wybrać jedną z kwadratowych opcji):
1. wyświetlone na ekranie
2. wydrukowane (A4)
3. wyeksportowane do edytora tekstów (plik w formacie .rtf)

po naciśnięciu przycisku [wykonaj] ukazuje się okno dialogowe, z zapytaniem o poszukiwaną frazę

UWAGA 1: po wykonaniu wyszukiwania "znikną" opisy, które nie spełniają kryterium; aby powrócić do wyświetlania wszystkich opisów, należy kliknąć przycisk [pokaż wszystkie]

UWAGA 2: baza danych interpretuje podany ciąg znaków jako fragment większej całości, nie jest więc konieczne podawanie całych tytułów itd. 

2.2.opisy bibliograficzne:

każdy wiersz składa się z pięciu części (patrz niżej):
1. opis właściwy
2. nota bibliograficzna (tylko niewielka część opisów jest adnotowana); jeśli opis jest dłuższy, niż przeznaczone nań okienko, istnieje możliwość przewinięcia go - po kliknięciu w okienku ukaże się pasek przewijania
3. pola ze słowami kluczowymi
4. przycisk umożliwiający utworzenie fiszki odnoszącej się do tej pozycji bibliograficznej
5. numer identyfikacyjny opisu w bazie danych

okno to dzieli się na dwie zasadnicze części:

3.1. fiszka właściwa (1)

3.2. menu (2), składające się z dwóch zakładek

3.1. fiszka właściwa

3.1.2 opis bibliograficzny pozycji, do której odnosi się  fiszka (1.2 na ilustracji powyżej)

3.1.3 tekst notatki

3.1.4 przycisk umożliwiający zapamiętanie numeru danej fiszki (1.4 na ilustracji powyżej)

3.1.5 przycisk umożliwiający przejście do formularza działań na zaznaczonych fiszkach (1.5 na ilustracji powyżej)

3.2. menu

3.2.1 menu główne: umożliwia dostęp do podstawowych funkcji bazy

3.2.2 wyszukiwanie danych - umożliwia wyszukiwanie, wydruk i eksport fiszek do edytora tekstów (ilustracja poniżej)

przycisk [pokaż wszystkie] pozwala na anulowanie wyników wyszukiwania

UWAGA: do wyszukiwania wg odnośników biblijnych służy osobny formularz - patrz niżej

dostępnych jest 11 kryteriów wyszukiwania (należy wybrać jedną z "okrągłych" opcji):

1. temat - wyszukiwanie wg dowolnego wyrażenia w słowach kluczowych

2. dwa tematy - wyszukiwanie wg dowolnych dwóch wyrażeń w słowach kluczowych (zostaną znalezione fiszki spełniające oba jednocześnie kryteria)

3. autor - wyszukiwanie autora

4. tytuł - wyszukiwanie wg tytułu (wystarczy fragment)

5. przeznaczenie - wyszukiwanie wg pola "przeznaczenie"

6. przeznaczenie i dwa tematy - wyszukiwanie wg pola "przeznaczenie" i dwóch słów kluczowych

7. autor i temat - wyszukiwanie jednego słowa kluczowego u danego autora

8. autor i temat - wyszukiwanie dwóch słów kluczowych u danego autora

9. data noty - wyszukiwanie fiszek zapisanych w konkretnym okresie (rok, miesiąc lub dzień)

10. fraza w opisie - wyszukiwanie dowolnego wyrażenia w samej notatce

11. od numeru - pozwala na znalezienie fiszek od konkretnego numeru w bazie danych (pozwala np. wyświetlić fiszki począwszy od ostatniego drukowania...)

wyszukane dane mogą być zaprezentowane na cztery sposoby (należy wybrać jedną z kwadratowych opcji):

1. wyświetlone na ekranie

2. wydrukowane jako fiszki A6 lub A5

3. możliwe jest wydrukowanie jedynie numerów identyfikacyjnych fiszek

4. wyeksportowane do edytora tekstów w postaci sformatowanych przypisów (plik w formacie .rtf)

możliwe jest też wyszukiwanie wg trzech kryteriów:

1. rozdziału w księdze

2. wersetu (zostaną odnalezione także fiszki, które zostały opisane przedziałem wersetów (np. jeśli szukamy Rz 2,4 a w bazie jest fiszka oznaczona Rz 2,2-5, to zostanie ona zidentyfikowana)

3. przedziału wersetów/rozdziałów (np. Rz 1.10-2.16)

wyszukane fiszki mogą być wyprowadzone:

1. na ekran

2. wydrukowane w postaci fiszki A5 (o specyficznym układzie pozwalającym na łatwą identyfikację fragmentu)

3. do edytora tekstów w postaci przypisu

okno to dzieli się na sześć zasadniczych części:

4.1. pole opisu bibliograficznego (1) wypełniane automatycznie

4.2. menu (2), dające dostęp do podstawowych funkcji bazy (przycisk [kolejna fiszka...] pozwala na dodanie kolejnej notatki do tej samej pozycji bibliograficznej)

4.3 pole do wprowadzania słów kluczowych dla fiszki - odgrywają one dużą rolę przy wyszukiwaniu (można wprowadzić dowolną ilość słów kluczowych rozdzielonych spacjami; pole jest ograniczone do 255 znaków)

4.4 pole do wprowadzenia odnośnika biblijnego (np. Rz 3,5)

Uwaga: do każdej fiszko można dodać dowolną ilość odnośników biblijnych

4.5 pole do wprowadzenia właściwej notatki (widoczny obszar odpowiada zasadniczo ilości tekstu mieszczącego się na drukowanej fiszce A6)

4.6 dodatkowe pola:

[przeznaczenie] - pozwala na określenie do czego fiszka mam być wykorzystana w przyszłości (dzięki temu łatwo potem wyszukać fiszki przygotowane do jakiegoś konkretnego projektu, np. artykułu)
[rodzaj źródła] - pozwala na przypisanie do fiszki kwalifikacji źródła teologicznego (p. ojcowie Kościoła, magisterium, itd.)
[data notatki] - pozwala na wprowadzenie daty powstania notatki

przy wprowadzaniu pozycji bibliograficznych możliwe jest oznaczanie pozycji własnym numerem odnoszącym się np. do archiwum kserokopii lub do sygnatur bibliotecznych

do przeglądania tak oznaczonych pozycji służy osobny formularz, w którym wyświetlane są wyłącznie pozycje z wypełnionym polem archiwum

dzięki temu można w łatwy sposób odnaleźć teksty w archiwum

menu działa jak w formularzu przeglądania fiszek (3)